Tietosuojaseloste – Sähköpostirekisteri

GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittely Vakka-Suomen Nuorisosäätiössä

Vakka-Suomen Nuorisosäätiö noudattaa EU:n Tietosuoja-asetusta, Suomen tietosuojalakia sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, joka liittyy rekisteröidyn yksityisyyteen. Säätiö käsittelee henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

”Henkilötiedolla ” tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla tunnistettavissa.

Sähköpostiviestien käsittelystä säätiön sähköisessä tietojärjestelmässä muodostuu sähköpostirekisteri. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Sähköpostiviestiä lähettäessään tai sähköpostiyhteystietoja antaessaan henkilö suostuu samalla siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Rekisterinpitäjä on oikeutettu käyttämään julkisista lähteistä saatuja sähköpostiyhteystietoja tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Rekisterinpitäjällä on välttämätön, säätiön asioiden hoitamiseen perustuva oikeutettu etu henkilötietojen rekisteröintiin. Rekisteriin tallentuvat saapuneiden ja lähetettyjen sähköpostiviestien sisältämät tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies ja säätiön hallitus sekä tarvittaessa tilitoimiston nimetyt käyttäjät ja teknisissä ongelmatilanteissa it-asiantuntijat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kuin se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Tietojen luovutus

Lain edellyttäessä tietoja luovutetaan viranomaiselle. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Sähköpostiviestit tallentuvat sähköpostiohjelmaan, josta niitä voidaan tarvittaessa poistaa. Sähköpostin välitysjärjestelmät kirjaavat lokiin lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteen sekä lähettäjän tai välittävän järjestelmän IP-osoitteen. Lokiin kirjattuja tietoja ei voida poistaa.

Rekisterin suojaus

Rekisterin pääkäyttäjä on säätiön asiamies ja hän valvoo rekisterin käyttöä. Rekisterin tiedot on suojattu salasanalla. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain rekisterin käyttäjä ja tarvittaessa it-asiantuntijat. Kaikki henkilötietojen vastaanottajaryhmät noudattavat toiminnoissaan EU:n tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Manuaalista käsittelyä varten tulostetut sähköpostiviestit ja niiden liitteet tuhotaan käsittelyn jälkeen. Tarvittaessa manuaalinen aineisto voidaan arkistoida lukittuihin säilytystiloihin niiden lakimääräisen säilytysajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä on oikeus tarkastaa henkilökohtaiset tietonsa ottamalla yhteyttä säätiön asiamieheen. Hänellä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä tietojensa oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.