Tietosuojaseloste – Vuokrasopimusrekisteri

GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittely Vakka-Suomen Nuorisosäätiössä

Vakka-Suomen Nuorisosäätiö noudattaa EU:n Tietosuoja-asetusta, Suomen tietosuojalakia sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, joka liittyy rekisteröidyn yksityisyyteen. Säätiö käsittelee henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

”Henkilötiedolla ” tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla tunnistettavissa.

Vuokrasopimusten käsittely säätiön sähköisessä tietojärjestelmässä muodostaa Vuokrasopimusrekisterin. Sähköisen järjestelmän lisäksi sopimukset tallennetaan myös paperisina.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Vuokrasopimusta allekirjoittaessaan henkilö suostuu samalla siihen, että hänen henkilötietojaan käsitellään tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Sopimusosapuolen tunnistetiedot kirjataan sopimuksen täytäntöönpanoa varten.

Rekisterinpitäjällä on vuokrasopimusasiakkuuteen perustuva oikeutettu etu tunnistetietojen rekisteröintiin. Rekisteriin tallennetaan sopimuksessa annetut tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, säätiön hallitus, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, maksuja välittävä pankki, tilintarkastaja ja taloyhtiön isännöitsijä. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kuin se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

Tietojen luovutus

Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa asumistukiasioita hoitavalle viranomaiselle ja sopimusrikkomuksissa oikeusviranomaiselle. Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään sopimusajan ja sen jälkeen lain määräämä kirjanpitoaineiston säilytysaika.

Rekisterin suojaus

Rekisterin pääkäyttäjänä on säätiön asiamies ja hän valvoo rekisterin käyttöä. Sopimus laaditaan säätiön asiamiehen toimesta ulkopuolisen lomakepalvelun salatussa järjestelmässä sekä tallennetaan salasanalla varmennettuun, lukituissa tiloissa olevaan säätiön omaan tietojärjestelmään. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen sopimustiedot poistetaan ulkopuolisesta järjestelmästä. Kaikki henkilötietojen vastaanottajaryhmät noudattavat toiminnoissaan EU:n tietosuoja-asetuksen määräyksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä on oikeus tarkastaa henkilökohtaiset tietonsa ottamalla yhteyttä säätiön asiamieheen. Hänellä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä tietojensa oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.